Crear cotizaciones precisas y profesionales es esencial para ganarse la confianza del cliente y acelerar el cierre de ventas. CONTPAQi® Comercial Premium ofrece un entorno flexible y potente para generar cotizaciones que se integran directamente al ciclo de ventas y facturación. Aquí te mostramos cómo hacerlo paso a paso.
✅ 1. Preparativos antes de cotizar
Antes de generar tu primera cotización, asegúrate de tener lo siguiente configurado:
Asegúrate de tener los datos necesarios para tus clientes, siempre es grato saber que nuestros proveedores saben de nosotros.
Menú Catálogos Clientes
Mantén vigentes los precios en tu catalogo de productos y servicios, adiciona información relevante aprovecha los campos que no uses regularmente para colocar datos adicionales como URL descripciones etc.
Menú Catalogo Productos o Servicios
Revisa que todos los impuestos como IVA retenciones IEPS este correctos respecto a las regulaciones fiscales vigentes, a nadie nos gusta que nos cambien el precio a la hora final
Menú Configuración Redefinir empresa
Si manejas fuerza de ventas es importante que los agentes estén registrados y asignados a los clientes para que a la hora de hacer la cotización sea más rápido
Menú Catálogos Agentes
Esto permite que tu cotización tenga todos los datos necesarios sin retrasos ni errores.
🧩 2. Crear una nueva cotización en CONTPAQi Comercial
Sigue estos pasos:
- Ve al menú de Documentos y selecciona la opción Cotización.
- Haz clic en Nuevo documento.
- En la ventana emergente:
- Selecciona el cliente correspondiente.
- Ingresa la fecha y condiciones comerciales (vigencia, tipo de cambio si aplica).
- Elige el almacén desde donde se surtirá la mercancía, si procede.
- Agrega los productos o servicios cotizados:
- Puedes capturarlos manualmente o usar el catálogo de productos.
- Ajusta cantidades, precios especiales y descuentos según el acuerdo comercial.
- Verifica los impuestos calculados automáticamente (IVA, IEPS, etc.).
- Revisa el total y desglose de tu cotización.
🎨 3. Personaliza tu cotización
CONTPAQi® permite personalizar el diseño del documento. Puedes:
- Usar tus propios formatos de impresión con logotipo
- Incluir notas especiales, condiciones de pago o validez
- Agregar campos adicionales como plazo de entrega o ubicación de entrega
Esto le da un toque profesional y adaptado a tu negocio.
🔄 4. Convertir cotización en pedido o factura
Una gran ventaja es que puedes convertir la cotización en otros documentos sin duplicar esfuerzo:
- Desde la cotización, haz clic en Convertir a pedido, remisión o factura según el avance comercial.
- El sistema toma los datos de la cotización y los adapta automáticamente al nuevo documento.
🧠 Consejos adicionales
- Usa plantillas de cotización para ofertas recurrentes.
- Activa alertas de vigencia de cotizaciones para dar seguimiento oportuno.
- Genera reportes personalizados para analizar tu tasa de cierre y optimizar tus estrategias.
Te invitamos a unirte a nuestra comunidad a través de nuestro medios de contacto, donde compartimos consejos, actualizaciones y mejores prácticas para el uso de los sistemas CONTPAQi. Mantente informado y aprende cómo sacar el máximo provecho de tus herramientas contables y administrativas.
